¿Qué es un Acuerdo de Confidencialidad y Cómo Aplicarlo con una Asesoría Legal Para Empresas?

Junio 02, 2017

En la actualidad existen muchos problemas de filtración de información por parte de personas ajenas que, con malas intenciones, utilizan información privada de otras empresas o individuos para el uso propio sin medir las consecuencias que este acto puede acarrear. Gracias a lo anterior, puede ocurrir que los dueños de las empresas tengan como uno de sus planes principales buscar la asesoría legal para empresas de un abogado experimentado para concretar un acuerdo de confidencialidad y evitar inconvenientes con información que quieren mantener en secreto. Del mismo modo, hay empresas que, aunque tengan muchos años establecidas, necesitan un acuerdo de confidencialidad para manejar los asuntos internos de la organización con más cautela o para iniciar un nuevo proyecto sin riesgos de esta naturaleza.
¿Qué es un acuerdo de confidencialidad? Un acuerdo de confidencialidad es un documento en el cual un abogado asesor compromete al propietario de la empresa con un tercero para que toda la información que manejen entre ellos sea secreta y con la plena confianza de que no será divulgada o difundida. En el tratado, las partes firman el formato de confidencialidad que el bufete de abogados les presente y estarán trabajando bajo las normas descritas del documento y entendiendo que un tercero no puede violar las reglas y usar la información como propia sin el consentimiento del propietario.

Este acuerdo de confidencialidad reconoce la necesidad que tienen los empresarios de consultar cierta información con terceros para hacer negocios más productivos o permitir que una idea sea llevada a la práctica; con la asesoría de una oficina de abogados eficiente, la consulta a terceras personas será de forma adecuada porque respetarán las reglas del acuerdo.

Comúnmente, este tipo de trámites se hace por escrito, fechado y con la firma de ambas partes. Aunque la ley colombiana puede permitir acuerdos orales, lo más recomendable es un documento en físico que el propietario pueda conservar una copia para presentarla en caso de una disputa futura que traiga problemas entre los involucrados. Tanto el propietario, como el abogado y las terceras personas que plasmarán sus firmas deben certificar que lo redactado está correctamente redactado.

Los acuerdos de confidencialidad tienen un objetivo que es permitir que las empresas obtengan financiamiento, contratación de expertos y ventas de su negocio con la seguridad de que cada proceso será confidencial y estos no serán usados por terceros para perjudicar al propietario.

En ocasiones, este tipo de trámites se realiza porque los dueños de las empresas quieren o necesitan proteger documentos o datos como:

• Solicitudes de inversionistas o socios para un nuevo proyecto.
• Trámites de negociación con un comprador de la empresa.
• Accesos de empleados o contratistas confidenciales de la empresa, en la que la divulgación de los datos encontrados podría afectar las finanzas del negocio.

¿Cuáles aspectos se deben incluir para un acuerdo de confidencialidad? Debido a que los acuerdos de confidencialidad se llevan a cabo por diferentes razones, el asesor legal debe recomendar los puntos que se describirán en el documento de acuerdo con los requerimientos que el cliente desee. A pesar de que los contratos no son iguales, usted podría considerar los siguientes elementos:

• Descripción de la información para que todas las partes comprendan el ámbito del convenio.
• Detalle de las razones por la cual la información confidencial puede ser compartida con terceros y cómo será utilizada. Usualmente, las partes que reciben la información deben usarla para el propósito limitado que se explica y no de otra manera.
• Otros aspectos acerca del convenio que sean de vital importancia para el propietario y que necesita que queden claras.

¿Qué efectos tiene divulgar o utilizar los elementos reservados de forma indebida?Al ser un contrato donde se prohíben diversas actuaciones, el incumplimiento de estas tendría como consecuencia la indemnización de perjuicios a favor del afectado hasta la finalización del contrato. Lo correcto es que todas las partes sigan los lineamientos que en el acuerdo son aclarados para evitar cualquier tipo de inconveniente legal.

En caso de que la falta sea por parte de un trabajador de la empresa, esto podría causar despido de la persona por violar el artículo 62 en su numeral 8 del Código Sustantivo del Trabajo donde describe que un trabajador falla en el acuerdo de confidencialidad cuando revela los secretos técnicos o comerciales o dé a conocer asuntos de carácter reservado con perjuicio a la empresa. El artículo certifica, entonces, que los acuerdos confidenciales deben ser respetados porque de lo contrario, quien viole la norma, podría tener consecuencias graves.

Delitos que, según el Código Penal Colombiano, violan un acuerdo de confidencialidad: El artículo 194. Divulgación y empleo de documentos reservados. Especifica que la persona que, en su provecho propio, ajeno o con perjuicio de otro divulgue o emplee el contenido de un documento que deba permanecer en reserva o secreto incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor.

El artículo 308. Violación de reserva industrial o comercial. Describe que toda persona que revele o divulgue algún proceso industrial o descubrimiento que, en su conocimiento, entienda que debe ser reservado incurrirá en prisión de treinta y dos (32) a noventa (90) meses y multas con salarios mínimos vigentes. La misma pena aplicará con personas que copien u obtengan secretos relacionados con invenciones científicas o procesos comerciales. La pena será de cuarenta y ocho a ciento veintiséis meses de prisión y multas con salarios mínimos vigentes.

El artículo 418. Revelación de secreto. Puntualiza que un servidor público que dé a conocer un documento, información o proceso que deba mantener en secreto o reserva recibirá una multa y pérdida de empleo o del cargo público que desempeñe por haber realizado un acto indebido.

El artículo 420. Utilización Indebida de información oficial privilegiada. Estipula que un persona o servidor público que haga uso indebido de una información que conoció gracias a las funciones que cumpla en una organización, con la finalidad de obtener provecho de para sí o un tercero, recibirá una multa y pérdida de empleo o del cargo público que desempeñe.

El artículo 463. Espionaje. Especifica que la persona que emplee o revele, indebidamente, un secreto político, económico o militar que se relacione con la seguridad del Estado, recibirá prisión de sesenta y cuatro (64) a doscientos dieciséis meses (216).

Si tiene en sus planes realizar el trámite de acuerdo de confidencialidad para proteger a su pequeña, mediana o gran empresa, ya es hora de que contacte una oficina de abogados que le oriente sobre los pasos que debe seguir para proceder con el contrato. Un asesor legal que forma parte del bufete de Affirma Legal será su mejor opción porque ofrecemos asesoría personalizada en concordancia con los requerimientos de su caso o proyecto. Puede contactarnos a través del 3105706331 y con gusto le atenderemos. También puede suscribirse a nuestro boletín informativo para recibir información de interés. Si quiere conocer más de nuestro trabajo legal, puede seguirnos en nuestras redes sociales: Facebook como AGTAbogadosSAS y Twitter como @AGTAbogadosSAS . ¡Proteja su empresa con la mejor oficina de abogados!