¿Qué es el Requerimiento de Información Ante la UGPP y Cómo se Cumple?

Agosto 09, 2017

Se ha preguntado si su empresa o negocio cumple con los pagos de aportes parafiscales y con la liquidación respectiva de cada uno de sus empleados. Este tipo de trámites son controlados por la UGPP para su correcto cumplimiento, de modo que su compañía no reciba sanciones por incumplimiento de pago a sus trabajadores.

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal (UGPP) es una entidad que controla las obligaciones de pago y de afiliación por parte de las empresas e independientes al Sistema de Seguridad Social Integral. Además, la UGPP controla y exige el pago de aportes que no fueron remunerados, pago de aportes incompletos o imposición de sanciones por la omisión de la afiliación al Sistema de Seguridad Social. Si desea conocer más sobre la UGPP, puede leer una publicación anterior donde encontrará el tema en detalle.

Para que la entidad pueda certificar que los trámites antes mencionados se están cumpliendo adecuadamente, la UGPP les pide a las empresas que lleven a cabo un proceso denominado Requerimiento de Información. Si desconoce de qué trata, en esta publicación lo entenderá y, además, aprenderá a cumplirlo.

El Requerimiento de Información es un documento que le solicita la UGPP a un aportante, entidad administradora o un tercero en general. El documento debe contener información relacionada con la liquidación y el pago de aportes parafiscales de la protección social. La finalidad del trámite es que la UGPP verifique las obligaciones por parte de las empresas en materia contribuciones parafiscales.
¿Cómo se Cumple el Requerimiento de Información?En primer lugar, es esencial que usted sepa que la UGPP le solicitará información de contabilidad y nómina, por lo cual debe mantener todos los requisitos en orden. Lo ideal es que usted tenga la ayuda de una oficina de abogados que lo asesore sobre el correcto diligenciamiento de los formularios y documentación solicitada por la UGPP a fin de evitar cualquier tipo de sanción o requerimiento futuro de información si algo anda mal.

Ahora bien, para iniciar el proceso usted debe:

Preparar la información solicitada. Ya que los datos esenciales son de nómina y contabilidad, debe notificarle a los departamentos encargados de su empresa que se pongan al día con los requisitos necesarios para enviar el documento de forma adecuada. La UGPP es una entidad que contribuye al cuidado del medio ambiente, razón por la cual solicita la información a través de los medios virtuales o magnéticos autorizados por ellos.


Organizar la información para ser enviada. Debe acomodar los documentos en carpetas según los años de revisión que le indica la entidad y ubicar en otra carpeta los documentos escaneados. Es muy importante que usted identifique su información con el número del expediente que le fue asignado para evitar confusiones por parte de la entidad. Todo lo anterior va a facilitar el reconocimiento y la verificación de los datos que debe proporcionar por cada uno de los años solicitados.

Envío de información. La UGPP dispone de dos canales autorizados para que las empresas envíen la información solicitada. El primero es el correo electrónico; para utilizar esta vía, debe asegurarse de que los documentos estén en carpetas comprimidas. Asimismo, usted debe comprobar que cumple con los requisitos de la lista de verificación disponible en el sitio oficial de la UGPP, que puede descargar en la sección de formato de requerimiento de información. El segundo canal es llevando la información directamente a un Centro de Atención al Ciudadano y, para ello, además de cumplir los requisitos particulares de esta modalidad, el medio magnético que debe utilizar es USB, CD o DVD como los más recomendables.

Consecuencias de no enviar la información. Según lo indicado en la Ley 1607 de 2012, la UGPP establecerá una sanción de cinco (5) Unidad de Valor Tributario (UVT) por cada día de retraso en la entrega de información. Esta regla también la emplean cuando la empresa envía la información incompleta. Resulta esencial que tenga en cuenta cuál es la fecha en que se vence el plazo, de acuerdo con lo estipulado por la entidad. De esa forma, podrá enviar la información a tiempo y evitará la sanción.

Para concluir, es significativo que sepa que la UGPP le notifica a la empresa o independiente el requerimiento de información; queda de parte del solicitado cumplir con la solicitud a tiempo. Si bien es cierto que este trámite puede llevarlo a cabo de forma individual, también debe saber que la asesoría de un abogado con experiencia en materia de UGPP le dará el acompañamiento propicio para que cada uno de los pasos sea logrado con éxito, además de que le brindará la orientación adecuada para que entienda todo lo que debe hacer con su empresa en el área de contabilidad y nómina. Por último, si llegara a presentarse un inconveniente, tendría el apoyo de su asesor para que resuelva el percance lo antes posible.

Si usted vive en Colombia y necesita la ayuda de una oficina de abogados que maneje casos vinculados con la UGPP, es el momento de que contacte a los especialistas de Affirma Legal. Llámelos al 3105706331 o deje un mensaje en el formulario de contacto ubicado en esta página. También puede seguirlos en sus redes sociales: en Facebook como: AGTAbogadosSAS, en Twitter como: @AGTAbogadosSAS y en Instagram como: @agtabogados.

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