PTEE - Programa de Transparencia y Ética Empresarial

Febrero 02, 2024

Los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) son documentos donde se debe recoger la Política de Cumplimiento, y todos los demás procedimientos específicos que tengan como propósito identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional que puedan afectar a una Entidad Supervisada por la Superintendencia de Sociedades.

En este Blog, estudiaremos quienes están obligados a implementar los PTEE, La oportunidad para hacerlo, los procedimientos que se deben atender para su creación y las sanciones por incumplimiento.

¿Quienes están obligados a implementar los Programas de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)?

Las sociedades que cumplan con los requisitos establecidos en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades están obligadas a adoptar un PTEE.

De acuerdo a lo establecido, deberán implementar un PTEE las sociedades vigiladas por SuperSociedades que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior:

1. Hayan realizado transacciones o negocios de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras, iguales o superiores a 100 SMMLV y hayan obtenido ingresos o tengan activos superiores a 30.000 SMMLV. Estas sociedades estarán obligadas a identificar y evaluar los riesgos de soborno transnacional.
2. Hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior a 500 SMMLV y hayan obtenido ingresos totales o tengan activos iguales o superiores a 30.000 SMLMV.
3. Hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior a 500 SMMLV y que pertenezcan a:

• Sector farmacéutico
• Sector manufacturero
• Sector de tecnologías de información y comunicaciones
• Sector de infraestructura y construcción
• Sector minero-energético
• Sector de comercio de vehículos, sus partes, piezas y accesorios
• Sector actividades auxiliares de servicios financieros

¿Cuándo se debe implementar el PTEE?

Las empresas que, para el 31 de diciembre de cada año cumplan con los requisitos mencionados, tendrán hasta el 31 de mayo del año siguiente para implementar el PTEE.

Para esto, deberán enviar un oficio a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha del vencimiento del plazo para la adopción del PTEE.

En el caso de que, para el 31 de diciembre de cualquier año, alguna empresa deje de estar incursa en los requisitos mencionados, la entidad deberá informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades dentro del mes siguiente a la fecha en que deje de cumplir con los requisitos.

Informe 75

Las empresas que cumplen con los requisitos establecidos por la Superintendencia de Sociedades para adoptar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial, deben diligenciar el Informe 75. Este Informe integró el Informe 52, por medio del cual la Superintendencia solicitaba la información financiera a las Entidades Obligadas a adoptar PTEE y el Informe 50, por medio del cual se solicitaba información a las entidades obligadas a adoptar SAGRILAFT. De este modo, todas las entidades que, para el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior hayan adquirido la calidad de obligadas a implementar PTEE, deberán presentar el Informe 75 dentro de los plazos establecidos por la Superintendencia.

¿Cómo crear un PTEE?

Para crear un PTEE, cada empresa debe seguir una serie de pasos y atender a diversos procedimientos:

1. Procedimientos de diseño y aprobación

Implican la evaluación exhaustiva de las características específicas y los posibles riesgos de corrupción y soborno transnacional a los que esté expuesta la Entidad.

El PTEE se debe estructurar de manera que permita la detección, prevención y mitigación de los riesgos de corrupción y soborno transnacional a los que la Entidad pueda estar expuesta.

2. Auditoría de Cumplimiento del PTEE

En cada Entidad Obligada debe existir una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento de los PTEE.

El PTEE, deberá determinar el perfil del Oficial de Cumplimiento, las incompatibilidades e inhabilidades para ejercer como tal, la administración de conflictos de interés y las funciones específicas del cargo.

Oficial de Cumplimiento

Será designado por la Junta Directiva o, en caso de que la Entidad no cuente con una, el Representante Legal propondrá a una persona para ocupar este cargo y su designación será realizada por el Máximo Órgano Social.

La Entidad debe certificar que el Oficial de Cumplimiento cuenta con la idoneidad, experiencia y liderazgo para gestionar los riesgos C/ST a los que se expone la empresa.

La Entidad debe informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades, dentro de los 15 días hábiles siguientes a la designación, el nombre, número de identificación, correo electrónico y número de teléfono del Oficial de Cumplimiento.

Adicionalmente, se deberá mantener actualizada a la Superintendencia de la información del Oficial y reportar cualquier cambio dentro de los 15 días hábiles siguientes.

Son requisitos para ocupar el cargo:

1. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de los riesgos C/ST y gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionarlos.
2. Depender directamente de la junta directiva o el máximo órgano social y entender el giro ordinario de las actividades de la Entidad.
3. No pertenecer a la administración, a los órganos sociales o pertenecer al órgano de revisoría fiscal.
4. No fungir como Oficial de Cumplimiento, principal o suplente, en más de 10 empresas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa, el Oficial de Cumplimiento deberá certificar, y el órgano que lo haya designado en el cargo, deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.
5. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las sociedades que conforman el grupo o conglomerado.
6. Estar domiciliado en Colombia.

3. Divulgación y Capacitación

Divulgación

Las comunicaciones deberán revelar los procedimientos para divulgar la política de la entidad sobre controles financieros, entrega de regalos y donaciones; la creación de canales para recibir reportes sobre actividades de corrupción; y la información referente a las sanciones para los empleados y administradores que infrinjan el PTEE.

Cada Entidad podrá definir su estrategia de comunicación y los mecanismos mediante los cuales la pondrá en marcha.

Para el riesgo de Soborno Transnacional, la estrategia deberá estar disponible en diferentes idiomas cuando la entidad opere en países donde el idioma oficial no sea el español.

Capacitación

Las capacitaciones deberán permitir que el PTEE sea comprendido adecuadamente por quienes deben acatarlo.

Deben estar dirigidas a crear conciencia respecto a los riesgos a los que se ve expuesta la empresa y ser objeto de actualización según varíen los riesgos a los que se expone la Entidad.

Durante las capacitaciones debe atenderse con mayor meticulosidad los individuos o negocios que estén expuestos en mayor grado a los riesgos C/ST.

Las capacitaciones de lucha contra la Corrupción deben extenderse también a aquellos contratistas que identifique el Oficial de Cumplimiento, según se haya establecido en la Matriz de Riesgos y la Política de Cumplimiento.

4. Canales de Comunicación

El PTEE debe incluir mecanismos que le permitan a todos aquellos que tengan conocimiento de una conducta de corrupción relacionada con la Entidad, la posibilidad de reportarla de manera confidencial y anónima, así como informar cualquier posible irregularidad en el cumplimiento.

Para estos efectos las Entidades deben:

Crear líneas anónimas de denuncia, servicios de atención u otros mecanismos que permitan realizar de manera confidencial denuncias relacionadas con incumplimientos del PTEE o actos de Corrupción o expresar cualquier inquietud relacionada con este asunto a la oficina del Oficial de Cumplimiento.
Adoptar medidas para que ningún miembro de la empresa sea objeto de represalias por haber reportado posibles infracciones a la Ley o al PTEE y para que los empleados no sean objeto de acoso laboral
Implementar medidas para proteger a los Empleados, administradores o Asociados de las posibles represalias de que puedan ser objeto como consecuencia de la decisión que éstos adopten en el sentido de no involucrarse en actos de Corrupción.

5. Asignación de Funciones a los Responsables

En el documento donde se implemente el PTEE, se deberán señalar los responsables de las funciones necesarias para el diseño, implementación y ejecución de este.

En el PTEE se deben establecer las funciones de:

• La junta directiva o el máximo órgano social
• El representante legal
• El oficial de cumplimiento
• El revisor fiscal

SANCIONES

La no implementación del PTEE por parte de las Entidades Obligadas a hacerlo o, el incumplimiento en algunas de las obligaciones establecidas respecto a este, dará lugar a la imposición de sanciones administrativas por parte de la Superintendencia de Sociedades, las cuales podrán consistir en multas de hasta 200 SMLMV.

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