Facturación Electrónica en Colombia: Todo lo que Necesitas Saber

Junio 18, 2024

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La facturación electrónica en Colombia ha experimentado una transformación significativa, convirtiéndose en una herramienta vital para la gestión tributaria y comercial. Con la implementación de las Resoluciones 165 de 2023 y 8 de 2024, es esencial mantenerse actualizado sobre los cambios. En este artículo, analizamos en detalle qué es la factura electrónica, quiénes están obligados a usarla, las consecuencias de no cumplir con esta obligación, y los beneficios que ofrece.

¿Qué es la Factura Electrónica en Colombia?

La factura electrónica es una versión digital de la factura tradicional en papel, con la misma validez legal. Este documento sirve como soporte para las transacciones de venta de bienes o servicios. Según la Resolución 42 de 2020 y las Resoluciones 165 de 2023 y 8 de 2024, la factura electrónica debe generarse, validarse, expedirse, recibirse y conservarse electrónicamente.

Este formato moderno facilita la interacción con la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) y ofrece múltiples ventajas operativas y económicas.

La Resolución 165 de 2023 derogó la anterior Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 (modificada por las resoluciones 000094 y 000099 de 2020, y las resoluciones 000012, 000037, 000063 y 000167 de 2021).

Esta nueva resolución regula nuevamente todos los procesos relacionados con la generación, transmisión, validación, expedición, recepción de las facturas de venta y los documentos equivalentes a factura de venta.

Las nuevas resoluciones introducen cambios significativos, tales como:

Validación Rigurosa: Requiere una validación más estricta de los datos del emisor.

Fecha de Emisión: La fecha de emisión debe coincidir con la fecha de la firma electrónica, eliminando la opción de fechas diferidas.

Nuevos Impuestos: Se incluyen nuevos impuestos en la factura electrónica.

Documento Equivalente Electrónico: Establece la adopción del Documento Equivalente Electrónico con un calendario de implementación específico.

¿Quiénes Están Obligados a Facturar Electrónicamente en Colombia?

La facturación electrónica es una obligación fiscal en Colombia que se aplica a una amplia variedad de sujetos económicos, según lo establecido en la normativa vigente. A continuación, detallamos quiénes deben expedir factura electrónica de venta y/o documento equivalente:

Personas Jurídicas: Todas las empresas y entidades constituidas como personas jurídicas están obligadas a emitir facturas electrónicas. Esta obligación se extiende a cualquier transacción comercial, independientemente de la naturaleza jurídica de la entidad o del tipo de contrato involucrado.

Responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA): Todos los sujetos pasivos del Impuesto sobre las Ventas (IVA) deben expedir factura electrónica. Esto incluye tanto a los responsables del antiguo régimen común como a aquellos que ahora operan bajo el nuevo régimen de IVA.

Responsables del Impuesto Nacional al Consumo (INC): Aquellos sujetos obligados al Impuesto Nacional al Consumo (INC) también deben cumplir con la emisión de facturas electrónicas. Este requisito es esencial para el control y declaración de dicho tributo.

Personas Naturales: Las personas naturales que superen los ingresos brutos de 3.500 UVT (Unidades de Valor Tributario) o que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 437 del Estatuto Tributario están obligadas a emitir facturas electrónicas. Esto asegura una mayor transparencia y control sobre sus actividades económicas.

Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (SIMPLE): Quienes opten por el Régimen Simple de Tributación también deben expedir factura electrónica. Este régimen busca simplificar el cumplimiento tributario y promover la formalización de pequeños y medianos negocios.

Comerciantes, Importadores y Profesionales Liberales: La obligación de facturación electrónica se extiende a comerciantes, importadores, tipógrafos, litógrafos, y profesionales liberales que presten servicios inherentes a su profesión o enajenen bienes producto de actividades agrícolas o ganaderas. Este grupo incluye a aquellos que realizan ventas a consumidores finales y prestadores de servicios.

Obligación General de Expedición de Factura Electrónica

La expedición de factura de venta o documento equivalente es una obligación fiscal que se debe cumplir independientemente de la naturaleza jurídica de la entidad o su calidad de contribuyente. Conforme al artículo 771-2 del Estatuto Tributario (ET) y los artículos 8 y 9 de la Resolución 165 de 2023, todas las operaciones comerciales deben ser soportadas con una factura electrónica validada previamente.

Esto implica que todos los responsables del IVA, INC, comerciantes, importadores, prestadores de servicios, y aquellos que realicen ventas a consumidores finales deben expedir factura electrónica por cada transacción realizada. Esta normativa también se aplica a tipógrafos y litógrafos no responsables del IVA, según las disposiciones del artículo 437 del ET.

Cumplir con estas obligaciones no solo garantiza la legalidad y transparencia de las transacciones comerciales, sino que también facilita la gestión tributaria y el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes en Colombia.

¿Qué pasa si estás obligado a facturar electrónicamente y no lo haces?

No cumplir con la obligación de facturar electrónicamente puede acarrear serias consecuencias tributarias y legales, algunas de ellas pueden ser:

Sanciones Económicas: La DIAN puede imponer multas y sanciones significativas por no emitir facturas electrónicas. Estas sanciones están establecidas en el Estatuto Tributario y pueden incluir multas calculadas sobre los ingresos brutos.
Problemas de Auditoría: La falta de cumplimiento con la facturación electrónica puede resultar en auditorías más exhaustivas y frecuentes por parte de la DIAN.
Dificultades Operativas: La no emisión de facturas electrónicas puede generar inconvenientes en la deducción de impuestos y en la validación de costos y gastos, afectando la gestión financiera y contable de la empresa.

Beneficios de la Factura Electrónica

Implementar la facturación electrónica ofrece múltiples ventajas, tanto para los contribuyentes como para la administración tributaria:

Eficiencia y Agilidad: La factura electrónica agiliza los procesos de facturación, reduciendo el tiempo de emisión, recepción y validación de facturas.
Ahorro en Costos: Se eliminan los gastos relacionados con la impresión, almacenamiento y envío de facturas en papel.
Mejor Control y Transparencia: Facilita el control fiscal y la trazabilidad de las operaciones comerciales, reduciendo el riesgo de fraude y evasión fiscal.
Acceso a Nuevos Servicios: Permite acceder a servicios como declaraciones sugeridas y devoluciones automáticas.
Beneficios Tributarios: Las personas naturales que declaran ingresos de la cédula general pueden solicitar como deducción en el impuesto sobre la renta el 1% del valor de las adquisiciones, siempre que estén soportadas con factura electrónica con validación previa.

La facturación electrónica en Colombia no solo es una obligación legal, sino una herramienta que facilita la gestión comercial y tributaria, aportando eficiencia, transparencia y ahorro. Adaptarse a este sistema es esencial para mantenerse competitivo y cumplir con las normativas fiscales del país.

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